1 Qué puedes hacer con Expedientes
Un expediente en FMatico se adapta a tu profesión: puede ser una historia clínica, un caso legal, un proyecto, una ficha técnica o cualquier registro que necesites darle seguimiento en el tiempo. Todo se gestiona desde el chat con lenguaje natural.
Un expediente para cada profesión
Médicos
Historias clínicas, consultas, mediciones de signos vitales, recetas, estudios de laboratorio, fotos antes/después.
Abogados
Casos legales, audiencias, dictámenes, contratos, documentos firmados, seguimiento de sentencias.
Nutriólogos
Planes alimenticios, mediciones de peso y grasa corporal, sesiones de seguimiento, fotos de progreso.
Contadores
Fichas de clientes, declaraciones, periodos contables, documentos fiscales, seguimiento de obligaciones.
PyMEs y proyectos
Proyectos, fichas técnicas, cotizaciones, avances, notas de obra, entregables.
Cualquier profesión
Los expedientes son 100% flexibles: tú defines los campos, tipos de entrada y etiquetas que necesites.
Funciones disponibles por plan
| Función | Gratis | Básico | Pro |
|---|---|---|---|
| Crear expedientes | Hasta 10 | Hasta 100 | Hasta 500 |
| Registrar entradas (consultas, mediciones, notas) | Sí | Sí | Sí |
| Línea del tiempo | Sí | Sí | Sí |
| Adjuntar fotos y documentos | Sí | Sí | Sí |
| Generar documentos (recetas, contratos) | — | Sí | Sí |
| Personalizar etiquetas y plantillas | — | Sí | Sí |
| Estadísticas y exportación | — | Sí | Sí |
| Búsqueda avanzada en datos JSON | — | — | Sí |
Tip: Puedes personalizar las etiquetas para que el asistente hable tu idioma profesional. En vez de "expediente" podrás decir "historia clínica", "caso" o "proyecto" según tu giro.
2 Crear y gestionar expedientes
Crear un expediente es tan sencillo como decirle al asistente de qué se trata. Puedes incluir toda la información de golpe o ir agregándola poco a poco. Los datos son flexibles: tú decides qué campos necesitas.
Herramientas disponibles
| Herramienta | Qué hace |
|---|---|
| entity.record.create | Crea un expediente con título, tipo de entidad, contacto vinculado, prioridad, datos flexibles y usuario asignado. |
| entity.record.get | Consulta el detalle completo de un expediente incluyendo la última entrada y conteo total de registros. |
| entity.record.update | Actualiza campos del expediente. Los datos flexibles se mezclan (no se reemplazan), así puedes agregar información sin perder la anterior. |
| entity.record.list | Lista expedientes con filtros por tipo, estado, prioridad y búsqueda por texto. |
| entity.record.search | Busca dentro del título Y los datos JSON del expediente. Ideal para encontrar pacientes por diagnóstico, casos por número de juzgado, etc. |
Datos que puedes incluir al crear un expediente
Campos principales
Título, tipo de entidad (paciente, caso, proyecto, ficha), prioridad (baja, normal, alta, urgente), contacto vinculado, usuario asignado.
Datos flexibles (JSON)
Cualquier información adicional: tipo de sangre, alergias, número de juzgado, presupuesto del proyecto, medidas... sin límite de campos.
Ejemplo en el chat — Médico
Tipo: Paciente
Tipo de sangre: O+
Alergias: Penicilina
Estado: Activo
Prioridad: Normal
¿Quieres registrar una consulta o agregar más datos?
Ejemplo en el chat — Abogado
Tipo: Caso legal
No. expediente: JUD/2026/001
Juzgado: Segundo Civil de Guadalajara
Estado: Activo
Prioridad: Normal
¿Registro alguna audiencia o nota inicial?
Ejemplo en el chat — PyME
Título: Remodelación Oficina
Tipo: Proyecto
Asignado a: Carlos Martínez
Prioridad: Alta
Estado: Activo
¿Quieres agregar presupuesto, fechas o notas?
Buscar y listar expedientes
Ejemplo en el chat
1. María García — Diabetes tipo 2, control mensual
2. Roberto Sánchez — Diabetes gestacional
3. Ana Morales — Prediabetes, seguimiento trimestral
4. Luis Hernández — Diabetes tipo 1, insulinodependiente
¿Quieres ver el detalle de alguno?
Ejemplo en el chat
1. Remodelación Oficina — Proyecto, asignado a Carlos
2. Caso Pérez vs Distribuidora — Caso legal, audiencia el 28 feb
3. Laura Méndez — Paciente, seguimiento postoperatorio
¿Quieres ver el detalle de alguno?
Tip: La búsqueda avanzada (entity.record.search) revisa tanto el título como los datos flexibles del expediente, así que puedes buscar por diagnóstico, número de juzgado, alergias o cualquier dato que hayas registrado.
3 Registrar entradas en un expediente
Las entradas son los registros individuales dentro de cada expediente: consultas médicas, mediciones, audiencias judiciales, sesiones de nutrición, notas de avance o cualquier tipo de seguimiento. Cada entrada queda vinculada al expediente con fecha y hora, formando un historial completo.
Herramientas disponibles
| Herramienta | Qué hace |
|---|---|
| entity.entry.create | Registra una nueva entrada: consulta, medición, audiencia, sesión, nota, etc. Incluye datos flexibles como peso, presión arterial, diagnóstico, recetas, dictámenes y más. |
| entity.entry.list | Lista las entradas de un expediente con filtros por tipo y paginación. Muestra el historial ordenado cronológicamente. |
Tipos de entrada
Consulta
Consulta médica con signos vitales, diagnóstico, tratamiento y receta.
Medición
Registro de medidas: peso, talla, presión arterial, grasa corporal, glucosa, etc.
Audiencia
Registro de audiencia judicial con resumen, acuerdos, próxima fecha y resultado.
Sesión
Sesión de seguimiento (nutrición, terapia, coaching, capacitación).
Nota
Nota general de texto libre para cualquier observacion, comentario o recordatorio.
Personalizado
Define el tipo que necesites: inspeccion, entregable, reporte de obra, etc.
Ejemplo en el chat — Consulta médica
Peso: 65 kg
Presión arterial: 120/80 mmHg
Diagnóstico: Control de diabetes
Receta: Metformina 500mg c/12h
Fecha: 22 febrero 2026
Esta es su consulta #8. ¿Generó la receta en PDF?
Ejemplo en el chat — Audiencia legal
Tipo: Audiencia
Resumen: Se presentó la parte acusatoria. El juez difiere sentencia.
Próxima fecha: 15 de marzo 2026
¿Quieres que agende la próxima audiencia en el calendario?
Ejemplo en el chat — Medición nutriológica
Peso: 72 kg (anterior: 74.5 kg, -2.5 kg)
Grasa corporal: 28% (anterior: 30%)
Masa muscular: 35 kg
Buen progreso. ¿Actualizo su plan alimenticio?
Importante: Los datos flexibles son acumulativos dentro de cada entrada. Puedes registrar cualquier campo que necesites (glucosa, colesterol, IMC, etc.) sin necesidad de configurar nada previamente — el sistema se adapta a lo que le indiques.
4 Línea del tiempo
La línea del tiempo combina en una sola vista cronológica todas las entradas del expediente, las citas del calendario vinculadas y las facturas asociadas. Es la forma más completa de ver el historial de un paciente, caso o proyecto.
Qué incluye la línea del tiempo
Entradas del expediente
Consultas, mediciones, audiencias, sesiones y notas ordenadas por fecha.
Citas del calendario
Citas pasadas y futuras vinculadas al contacto del expediente.
Facturas vinculadas
Facturas emitidas al contacto, con montos y estatus de pago.
Documentos generados
Recetas, contratos, planes alimenticios y certificados generados desde el expediente.
Ejemplo en el chat
22 feb 2026 — Consulta: control diabetes, peso 65kg, presión 120/80
15 feb 2026 — Factura FA-112: $1,200 (pagada)
08 feb 2026 — Receta generada: Metformina + Losartan
25 ene 2026 — Consulta: revisión de laboratorios, glucosa 110 mg/dL
20 ene 2026 — Cita: laboratorios de control (asistio)
10 ene 2026 — Consulta: ajuste de dosis, peso 66.5kg
8 entradas en total. ¿Quieres ver el detalle de alguna?
Tip: La línea del tiempo es ideal para tener una vision completa antes de una consulta o audiencia. Con un solo mensaje puedes revisar todo el historial del paciente o caso.
5 Adjuntar fotos y documentos
Puedes subir fotos, documentos, estudios de laboratorio, radiografías, contratos firmados y cualquier archivo al expediente. Los adjuntos quedan vinculados al expediente o a una entrada específica, siempre accesibles desde el chat.
Herramientas disponibles
| Herramienta | Qué hace |
|---|---|
| entity.attachment.upload | Sube un archivo al expediente desde una URL o en formato base64. Tipos: image, document, study, photo_before, photo_after. |
| entity.attachment.list | Lista todos los adjuntos del expediente y sus entradas, incluyendo tipo, nombre y fecha. |
| entity.attachment.delete | Elimina un adjunto específico del expediente. |
Tipos de adjunto
image — Imagen general
Fotos generales, capturas de pantalla, imágenes de referencia.
document — Documento
PDFs, contratos, oficios, demandas, actas, escrituras.
study — Estudio
Estudios de laboratorio, radiografías, ultrasonidos, resonancias magnéticas.
photo_before / photo_after
Fotos de antes y después para comparación visual (tratamientos estéticos, cirugía, nutrición, obras).
Ejemplo en el chat
Tipo: study
Nombre: laboratorio_22feb2026.jpg
Vinculado a: Consulta del 22 feb 2026
Ahora tiene 5 adjuntos en total.
Ejemplo en el chat
1. laboratorio_22feb2026.jpg — Estudio (22 feb 2026)
2. receta_metformina.pdf — Documento (08 feb 2026)
3. biometria_hematica.pdf — Estudio (25 ene 2026)
4. foto_inicio.jpg — Foto antes (10 ene 2026)
5. consentimiento_firmado.pdf — Documento (05 ene 2026)
¿Quieres ver o descargar alguno?
Tip: Las fotos antes/después son ideales para tratamientos estéticos, nutrición, cirugía, terapia física o avances de obra. Puedes enviarlas directamente desde la cámara de tu celular al chat.
6 Generar y enviar documentos
Genera documentos profesionales desde el expediente: recetas médicas, contratos, planes alimenticios, dictámenes, certificados y más. Se crean en PDF listo para imprimir o enviar por email al contacto vinculado.
Herramientas disponibles
| Herramienta | Qué hace |
|---|---|
| entity.document.generate | Genera un documento PDF a partir de los datos del expediente y la última consulta o entrada. |
| entity.document.send | Envía el documento generado por email al contacto vinculado al expediente. |
Tipos de documento
| Tipo | Uso | Ejemplo de profesión |
|---|---|---|
| prescription | Receta médica con medicamentos, dosis, frecuencia y duración | Médicos |
| contract | Contrato de servicios, honorarios, arrendamiento, etc. | Abogados, PyMEs |
| meal_plan | Plan alimenticio con comidas, porciones y horarios | Nutriólogos |
| report | Dictamen, informe pericial, reporte de avance | Abogados, ingenieros |
| certificate | Certificado, constancia de tratamiento, carta de buena salud | Médicos, contadores |
Ejemplo en el chat — Receta médica
1. Metformina 500mg — cada 12 horas, 30 días
2. Losartan 50mg — cada 24 horas, 30 días
Diagnóstico: Control de diabetes e hipertensión
Documento PDF listo. ¿Se la envío por email o la imprimes?
Ejemplo en el chat — Enviar documento
Ejemplo en el chat — Contrato legal
Tipo: Prestación de servicios profesionales
Honorarios: $25,000.00 mensuales
Vigencia: 6 meses (mar — ago 2026)
PDF listo para firma. ¿Lo envío por email?
Importante: Los documentos generados se basan en los datos del expediente y la última entrada registrada. Asegúrate de tener la información actualizada antes de generar el documento.
7 Personalizar etiquetas y plantillas
Cada profesión tiene su vocabulario. Con FMatico puedes cambiar las etiquetas para que el sistema hable tu idioma: en vez de "expediente" puedes usar "historia clínica", en vez de "cliente" puedes usar "paciente". También puedes aplicar plantillas predefinidas por profesión.
Herramientas disponibles
| Herramienta | Qué hace |
|---|---|
| entity.field.customize | Cambia las etiquetas de campos y secciones para adaptarlas a tu profesión. |
| entity.template.apply | Aplica una plantilla predefinida que configura todas las etiquetas, tipos de entrada y campos automáticamente. |
Etiquetas personalizables
| Campo | Valor por defecto | Ejemplo médico | Ejemplo abogado |
|---|---|---|---|
| client_label | Cliente | Paciente | Cliente |
| record_label | Expediente | Historia clínica | Caso |
| appointment_label | Cita | Consulta | Audiencia |
| item_label | Concepto | Tratamiento | Servicio legal |
| case_label | Caso | Padecimiento | Expediente judicial |
| document_label | Documento | Receta | Contrato |
| team_member_label | Miembro | Doctor | Abogado |
| entry_label | Entrada | Consulta | Actuacion |
Plantillas por profesión
médical_doctor
Médico general o especialista. Configura pacientes, historias clínicas, consultas, recetas, estudios.
nutritionist
Nutriólogo. Configura pacientes, mediciones corporales, planes alimenticios, sesiones de seguimiento.
lawyer
Abogado. Configura clientes, casos legales, audiencias, contratos, dictámenes.
accountant
Contador. Configura clientes, fichas, periodos contables, declaraciones, documentos fiscales.
pyme_generic
Empresa o negocio general. Configura clientes, proyectos, avances, entregables, fichas técnicas.
Ejemplo en el chat
Ejemplo en el chat
• Cliente → Paciente
• Expediente → Historia clínica
• Cita → Consulta
• Entrada → Consulta
• Documento → Receta
• Concepto → Tratamiento
• Miembro → Doctor
Todo listo para tu consultorio.
Tip: Aplica la plantilla una sola vez al configurar tu cuenta. Después puedes ajustar etiquetas individuales cuando quieras. Las plantillas no borran tus datos existentes, solo cambian cómo se muestran.
8 Estadísticas de expedientes
Consulta un resumen rápido de tus expedientes: cuántos tienes por estado, por tipo, por prioridad y como ha sido la actividad por mes. Ideal para tener un panorama general de tu practica o negocio.
Qué incluyen las estadísticas
Por estado
Activos, archivados, en pausa, completados.
Por tipo
Pacientes, casos legales, proyectos, fichas técnicas, etc.
Por mes
Expedientes creados y entradas registradas por periodo.
Por prioridad
Baja, normal, alta, urgente — para identificar pendientes criticos.
Ejemplo en el chat
Total: 47 expedientes
Por estado:
• Activos: 38
• Archivados: 7
• En pausa: 2
Por tipo:
• Paciente: 32
• Caso legal: 8
• Proyecto: 7
Por prioridad:
• Alta: 5
• Normal: 36
• Baja: 6
Este mes: 4 expedientes nuevos, 23 consultas registradas.
¿Quieres ver el detalle de alguna categoría?
Tip: Revisa las estadísticas al inicio de cada semana para identificar expedientes de alta prioridad que necesiten atención y darle seguimiento a los que llevan tiempo sin actividad.
9 Exportar expedientes
Exporta tus expedientes en formato JSON tabular para respaldos, reportes o integración con otros sistemas. Puedes filtrar por tipo, estado y rango de fechas, con un máximo de 500 registros por exportación.
Opciónes de exportación
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Tipo de entidad | Exportar solo pacientes, solo casos legales, solo proyectos, etc. |
| Estado | Activos, archivados, en pausa o todos. |
| Rango de fechas | Solo expedientes creados en un periodo específico. |
| Limite | Hasta 500 registros por exportación. |
Ejemplo en el chat
Incluye: título, contacto, prioridad, fecha de creación, ultima entrada y datos flexibles de cada paciente.
¿Quieres que filtre por rango de fechas o algún dato específico?
Ejemplo en el chat
Incluye datos del caso, juzgado, ultima audiencia y estado procesal de cada uno.
Importante: La exportación incluye los datos flexibles (JSON) de cada expediente. Si necesitas un formato específico para otro sistema, puedes pedirle al asistente que ajuste la estructura antes de exportar.
10 Archivar expedientes
Cuando un caso se resuelve, un paciente concluye su tratamiento o un proyecto termina, puedes archivar el expediente para mantener tu lista de activos limpia. Los expedientes archivados no se eliminan: siguen disponibles para consulta, pero no aparecen en las listas por defecto.
Archiva el expediente
Indica cual expediente quieres archivar y opcionalmente una razon. El estado cambia a archivado.
Sigue consultandolo
Puedes ver la línea del tiempo, adjuntos y entradas de un expediente archivado en cualquier momento.
Reactiva si lo necesitas
Si necesitas reabrir un expediente archivado, simplemente actualizalo a estado activo de nuevo.
Ejemplo en el chat — Caso legal resuelto
Motivo: Caso resuelto
Total de entradas: 12 (audiencias, notas, dictámenes)
Adjuntos: 8 documentos
El expediente sigue disponible para consulta. ¿Necesitas algo más?
Ejemplo en el chat — Paciente dado de alta
Resumen del tratamiento:
• Duración: 4 meses
• Peso inicial: 82 kg → Peso final: 70 kg (-12 kg)
• 16 sesiones registradas
• Plan alimenticio actualizado 3 veces
Excelente progreso. El expediente queda disponible para consulta futura.
Tip: Los expedientes archivados se pueden consultar y buscar en cualquier momento, pero no aparecen en las listas por defecto. Para verlos, pide "muéstrame los expedientes archivados" o busca directamente por nombre.