1 Qué puedes hacer con el CRM
El CRM de FMatico te permite gestionar toda tu cartera de clientes desde el chat. No necesitas aprender ningún software nuevo: solo platica con tu asistente y él se encarga del resto.
Clientes y contactos
Registrar, buscar, etiquetar, importar y exportar tu base de clientes con datos fiscales.
Pipeline de ventas
Visualizar en qué etapa está cada prospecto: desde primer contacto hasta cierre.
Seguimientos y tareas
Programar recordatorios, dar seguimiento y nunca olvidar una llamada o cita.
Cobranza inteligente
Ver facturas pendientes, enviar recordatorios y registrar promesas de pago.
Segmentos
Agrupar clientes por criterios específicos para campañas o análisis.
Acceso para clientes
Darles su propio chat en Telegram para seguimiento automatizado.
Funciones por plan
| Función | Gratis | Básico | Pro |
|---|---|---|---|
| Registrar y buscar clientes | Hasta 25 | Hasta 100 | Hasta 1,000 |
| Etiquetas y notas | Sí | Sí | Sí |
| Seguimientos y tareas | — | Sí | Sí |
| Pipeline de ventas | — | Sí | Sí |
| Importar / exportar clientes | — | Sí | Sí |
| Cobranza y recordatorios | — | Ver saldos | Enviar recordatorios |
| Fusionar duplicados | — | — | Sí |
| Segmentos automáticos | — | — | Sí |
| Acceso para clientes (Telegram) | — | — | Hasta 20 |
2 Registrar y administrar clientes
Registrar un cliente es tan simple como decirle a tu asistente los datos. No necesitas llenar formularios.
Crear un cliente nuevo
Solo dile a tu asistente los datos del cliente. Él detecta automáticamente si es persona física o empresa por la longitud del RFC.
Ejemplo en el chat
Nombre: Distribuidora López
Tipo: Empresa
RFC: DLO980515AB3
Email: ventas@dlopez.com
Ya puedes facturarle o agregarle etiquetas.
Buscar clientes
Busca por nombre, RFC, email o teléfono. El asistente encuentra coincidencias parciales.
Ejemplo en el chat
1. Distribuidora López — DLO980515AB3
2. María López Hernández — LOHM850312
3. López y Asociados SC — LAS070815
¿Cuál necesitas?
Actualizar datos
Solo indica qué quieres cambiar. El asistente actualiza únicamente los datos que le digas sin afectar el resto.
Ejemplo en el chat
Tip: Si necesitas eliminar un cliente, el sistema lo guarda como inactivo (no se borra permanentemente). Así siempre puedes recuperar su historial de facturas y pagos.
3 Etiquetas y notas
Las etiquetas te ayudan a organizar y clasificar a tus clientes. Las notas te permiten guardar información importante que no cabe en los datos fiscales.
Agregar etiquetas
Las etiquetas son como stickers que le pones a cada cliente. Puedes usar las que quieras: "premium", "mayorista", "nuevo", "moroso", etc.
Ejemplo en el chat
Agregar notas
Cada nota se guarda con fecha y hora. Se acumulan cronológicamente para que tengas un historial completo.
Ejemplo en el chat
[22/Feb/2026 14:30] Llamar mañana para confirmar pedido de 50 piezas
Importante: Las etiquetas también se usan internamente para el pipeline de ventas y los segmentos. Si le pones a un cliente la etiqueta "prospecto" manualmente, es mejor usar el pipeline para que quede correctamente clasificado.
4 Seguimientos y tareas
Los seguimientos son tareas que se vinculan a un cliente. Puedes usarlos para recordar llamadas, enviar propuestas, dar seguimiento a pagos o cualquier actividad pendiente.
Crear un seguimiento
Indica el cliente, qué hay que hacer, cuándo y con qué prioridad.
Ejemplo en el chat
Cliente: Distribuidora López
Tarea: Enviar cotización actualizada
Prioridad: Alta
Fecha límite: 25/Feb/2026
Estado: Pendiente
Ver seguimientos pendientes
Puedes ver todos los seguimientos pendientes o filtrar por cliente.
Ejemplo en el chat
1. URGENTE — Distribuidora López: Enviar cotización (25/Feb)
2. ALTA — García SA: Confirmar pedido (26/Feb)
3. MEDIA — López Hernández: Llamar por pago (28/Feb)
4. BAJA — Comercial Norte: Actualizar datos (1/Mar)
Completar un seguimiento
Cuando termines la tarea, márcala como completada. Opcionalmente agrega notas de lo que pasó.
Ejemplo en el chat
Enviar cotización actualizada
Nota: Ya le envié la cotización por email
Completado: 22/Feb/2026 15:00
Tip: Los seguimientos se ordenan automáticamente: primero los urgentes, luego por fecha límite. Así siempre ves lo más importante primero.
5 Pipeline de ventas
El pipeline de ventas te permite visualizar en qué etapa está cada prospecto o cliente. Es como un embudo que te muestra el avance desde el primer contacto hasta el cierre de la venta.
Etapas del pipeline
| Etapa | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Prospecto | Primer acercamiento, aún no has hablado con él | Alguien te dio su tarjeta en un evento |
| Contactado | Ya hablaste con él y mostró interés | Le llamaste y quiere más información |
| Propuesta enviada | Le mandaste una cotización o propuesta | Enviaste cotización de servicios mensuales |
| Negociación | Están discutiendo precios o condiciones | Pidió descuento por volumen |
| Ganado | Cerró la venta, se convirtió en cliente | Aceptó la cotización y pago |
| Perdido | No se concretó la venta | Eligió a un competidor |
Mover un cliente en el pipeline
Ejemplo en el chat
(Antes estaba en: Contactado)
Ver el pipeline completo
Ejemplo en el chat
Prospecto (5 contactos)
Contactado (3 contactos)
Propuesta enviada (2 contactos)
Negociación (1 contacto)
Ganado (15 contactos)
Perdido (4 contactos)
Tasa de conversión: 50%
Valor total: $285,000
Tip: También puedes pedir estadísticas del pipeline: tasa de conversión, valor por etapa y cuántos prospectos tienes en cada fase.
6 Cobranza y recordatorios de pago
El módulo de cobranza te ayuda a identificar facturas pendientes, ver la antigüedad de los adeudos, enviar recordatorios y registrar promesas de pago. Todo desde el chat.
Ver facturas pendientes de cobro
Puedes ver todas las facturas sin pagar, filtrar por días vencidos o por cliente.
Ejemplo en el chat
1. García SA — A-045 — $8,500 (42 días)
2. López y Asociados — A-038 — $4,200 (35 días)
3. Comercial Norte — A-032 — $2,500 (31 días)
Total pendiente: $15,200
Reporte de antigüedad de saldos
Visualiza tus cuentas por cobrar agrupadas por rangos de días vencidos.
Ejemplo en el chat
Vigentes: $12,000 (4 facturas)
1-30 días: $8,500 (2 facturas)
31-60 días: $15,200 (3 facturas)
61-90 días: $3,800 (1 factura)
Más de 90 días: $5,000 (1 factura)
Total por cobrar: $44,500
Enviar recordatorio de pago
Envía un email al cliente recordándole el pago pendiente. Puedes personalizar el mensaje o enviar recordatorios masivos.
Ejemplo en el chat
Factura: A-045 por $8,500
Vencida hace 42 días.
Recordatorios masivos
Envía recordatorios a todos los clientes con facturas vencidas en una sola instrucción. Puedes hacer una prueba primero para ver quiénes recibirían el correo.
Ejemplo en el chat
1. García SA — A-045 ($8,500)
2. López y Asociados — A-038 ($4,200)
3. Comercial Norte — A-032 ($2,500)
4. Servicios Delta — B-012 ($6,100)
5. Fernández Hnos — A-051 ($3,300)
Total recordado: $24,600
Registrar promesa de pago
Cuando un cliente te dice que pagará en cierta fecha, regístralo para darle seguimiento.
Ejemplo en el chat
Cliente: García SA
Factura: A-045 — $8,500
Fecha prometida: 28/Feb/2026
7 Segmentos de clientes
Los segmentos te permiten agrupar clientes automáticamente según criterios que tú defines. Son útiles para campañas, análisis o acciones masivas sobre un grupo específico.
Crear un segmento
Define los criterios y el sistema agrupa automáticamente a todos los clientes que coincidan.
Ejemplo en el chat
Criterio: Saldo pendiente mayor a $5,000
Clientes que coinciden: 8
Puedes ver los miembros con "muéstrame los clientes del segmento morosos-5000"
Ver segmentos y sus miembros
Ejemplo en el chat
1. morosos-5000 — 8 clientes (saldo pendiente > $5,000)
2. clientes-premium — 12 clientes (etiqueta: premium)
3. empresas-cdmx — 5 clientes (tipo: empresa)
Criterios disponibles para segmentar
| Criterio | Descripción |
|---|---|
| Por tipo | Persona física o empresa |
| Por facturación mínima/máxima | Clientes que hayan facturado más o menos de cierto monto |
| Por saldo pendiente | Clientes con adeudo mayor a cierta cantidad |
| Por etiqueta | Clientes que tengan una etiqueta específica |
| Con RFC registrado | Solo clientes que tengan su RFC capturado |
Tip: Los segmentos son dinámicos. Puedes consultarlos en cualquier momento y verán los clientes que coinciden en ese instante, no solo cuando se creó el segmento.
8 Historial y balance de clientes
Cada cliente tiene un historial completo de todas sus facturas, pagos y movimientos. También puedes consultar su balance financiero en un instante.
Ver historial de un cliente
Muestra la línea del tiempo de facturas y pagos del cliente, ordenada de lo más reciente a lo más antiguo.
Ejemplo en el chat
22/Feb — Factura A-058 por $12,500 (pendiente)
15/Feb — Pago $8,000 a factura A-052
10/Feb — Factura A-052 por $8,000 (pagada)
28/Ene — Factura A-045 por $5,200 (pagada)
20/Ene — Pago $5,200 a factura A-045
Consultar balance
Resumen financiero rápido: cuánto ha facturado, cuánto ha pagado y cuánto debe.
Ejemplo en el chat
Total facturado: $25,700
Total pagado: $13,200
Saldo pendiente: $12,500
Facturas emitidas: 3
Fusionar clientes duplicados
Si tienes dos registros del mismo cliente, puedes fusionarlos. El sistema une sus facturas, pagos, etiquetas y notas en uno solo.
Ejemplo en el chat
Cliente principal: Distribuidora López SA
Se transfirieron: 2 facturas, 1 pago, 3 etiquetas
El duplicado "Dist. López" fue desactivado.
9 Importar y exportar clientes
Si ya tienes una lista de clientes en otro sistema, puedes importarlos todos de una vez. También puedes exportar tu base de clientes para respaldarla o usarla en otro lugar.
Importar clientes
Puedes importar hasta 500 clientes por lote. El sistema detecta automáticamente duplicados por RFC y los omite.
Ejemplo en el chat
Enviados: 3
Creados: 2
Omitidos (duplicado): 1 (María García ya existía)
Errores: 0
Exportar clientes
Descarga tu base de clientes completa o filtrada por tipo o etiqueta. Disponible en formato JSON o CSV.
Ejemplo en el chat
Columnas: nombre, RFC, email, teléfono, régimen fiscal, etiquetas, total facturado, saldo pendiente.
10 Acceso para clientes (Contacto Activo)
La función de Contacto Activo es una de las más poderosas del CRM. Le da a tu cliente o paciente su propio chat en Telegram donde puede interactuar con un asistente virtual que representa a tu negocio. El asistente puede enviarle seguimientos automáticos y recibir sus respuestas.
Importante: Para usar esta función necesitas el plan Pro. Cada plan Pro permite hasta 20 contactos activos.
Cómo funciona
Tu activas al cliente
Le das acceso con su chat ID de Telegram
Configuras el seguimiento
Define frecuencia, preguntas y mensajes
El asistente se encarga
Envía seguimientos y registra respuestas
Activar un cliente
Para activar a un cliente necesitas su chat ID de Telegram. El cliente debe haberle escrito primero al bot (@factumatico_bot) para obtener su chat ID.
Ejemplo en el chat
Canal: Telegram
Chat ID: 5958674594
Agente asignado: Listo
Ahora ella puede escribirle al bot y recibir seguimientos automáticos. Configura el seguimiento en su expediente.
Configurar el seguimiento automático
Cada expediente del cliente puede tener su propia configuración de seguimiento: frecuencia, hora preferida, preguntas y mensajes.
Ejemplo en el chat
Contacto: María García
Frecuencia: Semanal
Día/hora: Lunes 10:00 AM
Preguntas:
1. ¿Cómo se ha sentido esta semana?
2. ¿Ha tomado su medicamento?
Próximo envío: Lunes 24/Feb/2026 10:00
Frecuencias disponibles
| Frecuencia | Cada cuánto se envía | Ideal para |
|---|---|---|
| Diario | Todos los días | Pacientes en tratamiento, seguimiento intensivo |
| Semanal | Cada 7 días | Clientes regulares, terapias, entrenamientos |
| Quincenal | Cada 14 días | Seguimiento de proyectos, consultas periódicas |
| Mensual | Cada 30 días | Clientes de mantenimiento, renovaciones |
Enviar un mensaje ahora
Puedes enviar un seguimiento inmediato sin esperar al próximo programado.
Ejemplo en el chat
"Recuerda tu cita mañana a las 3pm"
Ver respuestas del cliente
Consulta las respuestas que ha dado tu cliente a los seguimientos.
Ejemplo en el chat
24/Feb — "Me siento mejor, ya casi no tengo dolor"
17/Feb — "Tomé el medicamento toda la semana"
10/Feb — "Esta semana me dolía un poco la espalda"
Total de respuestas: 12
Mensajes enviados: 15
Tasa de respuesta: 80%
Desactivar un cliente
Si ya no necesitas darle seguimiento a un cliente, puedes desactivarlo. Deja de recibir mensajes automáticos y pierde acceso al chat.
Ejemplo en el chat
Ya no recibirá seguimientos automáticos ni tendrá acceso al chat.
Tip: Puedes ver estadísticas generales de tus contactos activos: cuántos tienes, cuántos seguimientos se han enviado, tasa de respuesta y cuántos te quedan disponibles en tu plan.
11 Cómo accede un cliente al sistema
Cuando activas a un cliente como Contacto Activo, él recibe su propio asistente en Telegram. Desde el punto de vista del cliente, la experiencia es muy sencilla.
Paso a paso para el cliente
1. El cliente abre Telegram
Busca el bot @factumatico_bot en Telegram y le escribe un mensaje. Esto genera su chat ID que necesitas para activarlo.
2. Tú lo activas desde tu chat
Registras su chat ID y confirmas que dio su consentimiento. El sistema le crea un agente dedicado.
3. El cliente ya puede interactuar
Desde ese momento, el bot le responde con la identidad de tu negocio. El cliente puede:
💬
Responder seguimientos
Contesta las preguntas que le enviaste
📅
Ver sus citas
Consulta eventos del calendario
📋
Agregar notas
Registra información en su expediente
Así se ve desde el Telegram del cliente
Importante: El cliente interactúa con un asistente que habla en nombre de tu negocio, no de FMatico. El asistente usa el nombre y la identidad que tu configuraste en tu perfil empresarial.
Tip: Este sistema es ideal para profesionistas de la salud (médicos, dentistas, psicólogos), entrenadores personales, coaches, terapeutas y cualquier negocio que necesite dar seguimiento personalizado a sus clientes.
12 Estadísticas del CRM
Consulta el estado general de tu cartera de clientes con un solo mensaje.
Ejemplo en el chat
Clientes totales: 250
— Personas físicas: 180
— Empresas: 70
— Nuevos este mes: 8
Con facturas: 200
Con saldo pendiente: 45
Total facturado: $850,000
Total pendiente: $125,000
Contactos activos: 15 de 20 disponibles
Expedientes: 340 (250 activos)
Tip: Combina las estadísticas del CRM con las gráficas. Pídele a tu asistente "hazme una gráfica del pipeline" o "gráfica de cobranza por antigüedad" para visualizar tus datos.