1 Requisitos previos
Para comenzar a facturar electrónicamente necesitas tener listos estos elementos:
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| CSD vigente | Tu Certificado de Sello Digital (.cer y .key + contraseña). Es diferente a la FIEL. Se tramita en el portal del SAT. |
| Datos fiscales completos | RFC, razón social, régimen fiscal y código postal fiscal de tu negocio. |
| Plan Básico o superior | El plan Gratis te permite crear borradores; para timbrar ante el SAT necesitas al menos el plan Básico ($297/mes). |
Tip: El CSD (Certificado de Sello Digital) es para timbrar facturas. La FIEL es para descargar CFDIs del SAT. Son archivos diferentes aunque se tramitan de forma similar.
¿Qué puedes hacer según tu plan?
| Función | Gratis | Básico | Pro |
|---|---|---|---|
| Crear borradores y cotizaciones | Sí | Sí | Sí |
| Timbrar facturas ante el SAT | — | Sí | Sí |
| Cancelar y notas de crédito | — | Sí | Sí |
| Enviar por email (XML + PDF) | — | Sí | Sí |
| Complementos de pago | — | — | Sí |
| Facturación masiva (lotes) | — | — | Sí |
| Exportar a Excel y ZIP de XMLs | — | Sí | Sí |
2 Crear y timbrar una factura
El flujo básico para emitir una factura es: crear el borrador, revisarlo y timbrarlo ante el SAT. Todo desde el chat.
Dile al asistente qué quieres facturar
Indica a quién le facturas, qué concepto(s), el monto y la forma de pago. El asistente creará un borrador.
Revisa el borrador
Verifica que los datos del cliente, montos, impuestos y uso de CFDI sean correctos. Puedes pedir cambios antes de timbrar.
Timbra ante el SAT
Confirma y el asistente enviará la factura al SAT para timbrarla. En segundos tendrás el XML y PDF oficiales.
Envía la factura al cliente
Pide que se la envíe por email con el XML y PDF adjuntos, o descarga los archivos directamente.
Ejemplo en el chat
Cliente: Distribuidora del Norte SA de CV
Concepto: Servicios de consultoría
Subtotal: $15,000.00
IVA 16%: $2,400.00
Total: $17,400.00
Pago: Transferencia (PUE)
¿Lo timbro ante el SAT?
¿Se la envío por email a Distribuidora del Norte?
Datos que puedes indicar
| Dato | Si no lo dices... |
|---|---|
| Cliente | El asistente te lo preguntará (es obligatorio) |
| Concepto y monto | Obligatorio — di qué vendes y a cuánto |
| Forma de pago | Se usa "Por definir" (clave 99) |
| Método de pago | Pago en una sola exhibición (PUE) |
| Uso de CFDI | Gastos en general (G03) |
| Moneda | Pesos mexicanos (MXN) |
3 Borradores: edita antes de timbrar
Todas las facturas se crean primero como borrador. Puedes editarlas cuántas veces necesites antes de timbrar: cambiar el cliente, agregar conceptos, modificar montos o ajustar los datos fiscales.
Editar un borrador
"Cambia el monto de la factura FA-089 a $18,000" o "Agrega otro concepto al borrador"
Ver tus borradores
"Muéstrame mis borradores pendientes" — lista todos los borradores sin timbrar
Duplicar una factura
"Duplica la factura FA-085" — crea una copia como borrador, ideal para facturas recurrentes
Cambiar el cliente
"Cambia el cliente del borrador FA-089 a Comercial del Sur"
Ejemplo en el chat
1. FA-090 — López y Asociados — $8,500
2. FA-091 — Comercial del Norte — $23,000
3. COT-015 — Prospecto Nuevo — $5,200
¿Quieres timbrar alguno o editarlo?
• Concepto original: $23,000
• Nuevo: Capacitación $3,000
Total actualizado: $30,160 (con IVA).
¿Lo timbro?
Importante: Una vez timbrada, una factura ya no se puede editar. Si necesitas hacer correcciones, tendrás que cancelarla y crear una nueva.
4 Cotizaciones y presupuestos
Las cotizaciones son documentos comerciales (no fiscales) que puedes enviar a tus clientes. Cuando el cliente acepta, se convierten en factura con un solo comando.
Crea la cotización
Indica el cliente, los conceptos, montos y opcionalmente una fecha de vigencia.
Envía al cliente
El asistente envía la cotización por email en PDF con todos los detalles.
Convierte en factura
Cuando el cliente acepta, dile al asistente que la convierta en factura y tímbrala.
Ejemplo en el chat
• Sitio web: $45,000
• Mantenimiento mensual: $3,000
Subtotal: $48,000
IVA: $7,680
Total: $55,680
¿La envío por email?
Tip: Puedes duplicar cotizaciones para reutilizarlas con otros clientes. "Duplica la cotización COT-023 para otro cliente".
5 Pagos a crédito y complementos de pago
Cuando un cliente te paga después de recibir la factura (a crédito), necesitas emitir la factura con método PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) y después generar un complemento de pago cada vez que recibas un abono.
¿Cuándo usar PPD?
PUE (una exhibición)
El cliente ya pagó o pagará en el momento de facturar. No necesitas complemento.
PPD (a crédito)
El cliente pagará después (15, 30, 60 días). Necesitas complemento de pago cuando cobre.
Crea la factura con método PPD
Indica que el pago será a crédito. La factura se timbra con forma de pago "Por definir".
Cuando el cliente pague, registra el pago
Indica el monto recibido, forma de pago y la fecha. Se crea el complemento automáticamente.
Timbra el complemento de pago
El complemento se timbra como un CFDI independiente tipo "Pago".
Ejemplo en el chat
Total: $58,000 (con IVA)
Forma de pago: Por definir
Cuando recibas el pago, avísame para generar el complemento. ¿La timbro?
Registré el pago parcial de $30,000 (transferencia) y cree el complemento PG-018.
Saldo pendiente: $28,000.
¿Timbro el complemento de pago?
Importante: Los complementos de pago son obligatorios para facturas PPD. Si el cliente paga en varias parcialidades, necesitas un complemento por cada pago que recibas.
6 Notas de crédito y devoluciones
Una nota de crédito es el documento que emites cuando necesitas hacer una devolución, descuento o bonificación sobre una factura ya timbrada. Se vincula automáticamente a la factura original.
¿Cuándo usar una nota de crédito?
- • El cliente devolvió un producto
- • Necesitas aplicar un descuento posterior a la factura
- • Hubo un error en el monto y quieres ajustar sin cancelar toda la factura
- • Otorgas una bonificación al cliente
Ejemplo en el chat
Relacionada con: FA-085
Concepto: Devolución de mercancía
Total: $5,800 (con IVA)
¿La timbro ante el SAT?
Tip: Si no especificas los conceptos, FMatico copia automáticamente los de la factura original. Puedes hacerla parcial indicando solo los productos devueltos y sus montos.
7 Cancelar facturas ante el SAT
Si necesitas cancelar una factura ya timbrada, FMatico envía la solicitud de cancelación directamente al SAT. El SAT requiere que indiques el motivo de la cancelación.
Motivos de cancelación
| Motivo | ¿Cuándo usarlo? | ¿Necesita sustitución? |
|---|---|---|
| 01 — Con factura de reemplazo | Vas a emitir otra factura que sustituye a esta | Sí |
| 02 — Sin relación | Simplemente se cancela sin reemplazo | No |
| 03 — No se llevó a cabo | La operación no se realizó (se canceló el servicio o venta) | No |
| 04 — Operación nominativa | Error en datos del receptor (RFC, nombre, régimen) | No |
Ejemplo en el chat
1. Con factura de reemplazo
2. Sin relación
3. No se llevó a cabo la operación
4. Error en datos del receptor
Motivo: No se llevó a cabo la operación.
Acuse de cancelación recibido.
Importante: El SAT puede requerir la aceptación del receptor para cancelaciones de facturas mayores a $1,000. En ese caso, el receptor tiene 72 horas para aceptar o rechazar la cancelación.
8 Facturar a varios clientes a la vez
Si necesitas generar la misma factura para múltiples clientes (por ejemplo, una iguala mensual o un servicio recurrente), puedes hacerlo en lote con un solo comando.
Indica los clientes y el concepto
Dile al asistente a quiénes les quieres facturar y con qué concepto. Se crean todos los borradores a la vez.
Revisa y timbra en lote
El asistente te muestra el resumen y puedes timbrar todas las facturas de una sola vez. Se procesan en segundo plano.
Ejemplo en el chat
FA-094 a FA-101 para los 8 clientes con etiqueta "iguala".
Total: $46,400
¿Los timbro todos?
Tip: La facturación masiva requiere el plan Pro. Las facturas se timbran en segundo plano para no hacerte esperar.
9 Recibos simples (sin timbrar)
Los recibos son documentos internos para documentar cobros sin necesidad de timbrar ante el SAT. Útiles para adelantos, pagos parciales o clientes que no requieren factura fiscal.
Ejemplo en el chat
Cliente: Sr. Martínez
Concepto: Anticipo proyecto remodelación
Total: $2,500.00
¿Se lo envío por email?
Nota: Los recibos NO son documentos fiscales — no se timbran ni tienen validez ante el SAT. Si el cliente necesita deducir el gasto, deberás emitirle una factura (CFDI).
10 Buscar facturas y exportar
Encuentra cualquier factura en segundos y exporta tus datos para contabilidad, reportes o auditorías.
Buscar facturas
Puedes buscar por folio, nombre del cliente, RFC, UUID del SAT o cualquier texto en las notas.
Ejemplo en el chat
• 8 timbradas (total: $145,000)
• 2 canceladas
• 2 borradores
¿Quieres ver el detalle de alguna?
Exportar a Excel
Genera un archivo CSV con todas las facturas de un periodo, ideal para tu contador o para control interno.
Ejemplo en el chat
Descargar XMLs en ZIP
Obtiene todos los XMLs timbrados de un periodo en un solo archivo ZIP, listo para enviar a tu contador o archivar.
Ejemplo en el chat
11 Consultar el estatus de una factura
Puedes verificar en cualquier momento el estatus de una factura: si está vigente, cancelada, pagada o pendiente de cobro. FMatico consulta directamente con el SAT.
Estatus fiscal
Vigente o cancelada ante el SAT — verificado directamente con el PAC.
Estatus de pago
Pagada, parcialmente pagada o pendiente. Muestra el saldo por cobrar.
Datos del timbrado
UUID del SAT, fecha de timbrado, sello digital.
Descargar archivos
Obtiene el XML y PDF en cualquier momento.
Ejemplo en el chat
Estatus SAT: Vigente
Total: $17,400.00
Pagado: $17,400.00
Saldo: $0.00 (pagada)
Timbrada: 15 enero 2026
UUID: 3a7c9e2f-...
12 Estadísticas y reportes de facturación
Consulta en cualquier momento cómo va tu facturación: cuánto has facturado, cuánto has cobrado, quiénes son tus mejores clientes y cuáles son tus productos más vendidos.
Resumen mensual
Facturado, cobrado, pendiente y cancelado del mes.
Resumen anual
Tendencia mensual con totales acumulados del año.
Top clientes
Ranking de clientes que más te compran.
Productos más vendidos
Ranking de servicios o productos más facturados.
Ejemplo en el chat
Facturado: $185,400 (23 facturas)
Cobrado: $142,000 (18 pagadas)
Pendiente de cobro: $43,400
Cancelado: $8,700 (2 facturas)
Tu mejor cliente este mes: García Distribuciones ($45,000)
1. Consultoría — $320,000 (28 facturas)
2. Desarrollo web — $185,000 (12 facturas)
3. Mantenimiento — $96,000 (32 facturas)
4. Capacitación — $45,000 (8 facturas)
5. Diseño gráfico — $38,000 (15 facturas)
Tip: Las estadísticas por cliente son muy útiles para identificar cuentas por cobrar. "¿Cuánto me debe García Distribuciones?" te da el saldo pendiente al instante.